Hallo Beata. Exporte in XML-Formaten lassen sich nur von Nutzern in der Rolle "Museumsdirektor" (ist ja kein wirklicher Direktor sondern nur eine Rolle) durchführen - oder freischalten, damit z.B. die Deutsche Digitale Bibliothek sich die Daten selbst holen kann).
Andere Exporte, z.B. in Excel/CSV-Format können auch Mitarbeiter durchführen. Das geht dann über die Funktion "Treffer auflisten", Tabelle gestalten und dann an ein Tabellenkalkulationsprogramm senden.